Leie- og bookingvilkår

Disse vilkårene gjelder ved booking og leie av Villmo`s Selskapslokale, Eidsodden 7, 4406 Flekkefjord.

Ved bestilling skal leietaker lese vilkårene og aktivt bekrefte at de er lest og akseptert.

Bestillingen bekreftes deretter ved å åpne en personlig engangslenke sendt til leietakers e-postadresse.

E-postlenken bekrefter at den som bestiller har tilgang til den oppgitte e-postadressen. Den er ikke en sikker identitetskontroll, BankID eller annen elektronisk ID.

Når bestillingen er bekreftet, inngås en bindende leieavtale mellom Villmo`s Selskapslokale og personen eller virksomheten som står registrert som leietaker.

1. LEIETAKER OG ANSVARLIG PERSON

Leietaker er personen eller virksomheten som står registrert i bookingen.

Personen som gjennomfører bestillingen er ansvarlig kontaktperson overfor Villmo`s Selskapslokale, også dersom arrangementet arrangeres sammen med andre.

Den som bestiller må være minst 18 år og ha rett til å inngå avtalen.

Leietaker er ansvarlig for at egne gjester, innleid personell og andre som gis adgang til lokalet følger disse vilkårene.

2. NÅR BOOKINGEN BLIR BINDENDE

En dato er ikke endelig booket før:

• nødvendige opplysninger er registrert
• leietaker har fått se avtalt pris og bestilte tillegg
• leietaker har lest og godtatt leievilkårene
• leietakers e-postadresse er bekreftet med den personlige lenken
• bookingsystemet har bekreftet bestillingen

Etter dette får leietaker et bookingnummer og en bookingbekreftelse.

Bookingbekreftelsen, bestillingens pris og den versjonen av vilkårene som ble godkjent utgjør samlet leieavtalen.

3. LEIEPERIODE OG BRUK

Leien gjelder for den datoen og eventuelle tidsperioden som fremgår av bookingbekreftelsen.

For konfirmasjon, dåp/navnefest, bursdag (ikke barnebursdag), jubileum, familieselskap, firmaarrangement, årsfest, julebord og minnesamvær disponerer leietaker lokalet fra dagen før arrangementsdatoen til dagen etter. For eksempel gjelder et arrangement på torsdag fra onsdag til fredag.

Minnesamvær har fast grunnpris på 3 000 kroner. Valgte tillegg kommer i tillegg.

Møter gjelder kun den valgte dagen, med grunnpris fra 3 000 kroner. Tidspunkt og særskilte behov avtales med Siv Johnsen.

Barnebursdager og andre arrangementer som ikke finnes blant de vanlige bookingvalgene må avtales direkte med Siv Johnsen før bestilling. Leieperiode og pris avtales særskilt.

Ekstra leiedager koster 1 000 kroner per dag. Dersom lokalet benyttes etter kl. 13.00 på utsjekksdagen, regnes det som en ekstra leiedag. Ekstra dager forutsetter at lokalet er ledig og avtales eller velges i bestillingen. Antall ekstra dager og samlet pris skal fremgå av bookingbekreftelsen.

For bryllupspakken er tilgang fra mandag til søndag inkludert i den faste pakkeprisen.

For selskap, minnesamvær og bryllup skal lokalet være forlatt før kl. 13.00 på siste dag i leieperioden (utsjekksdagen), med mindre annet er avtalt. For møter avtales tidspunkt særskilt.

Lokalet skal brukes til arrangementet som er oppgitt i bestillingen.

Vesentlig endring av arrangementstype eller bruk av lokalet må avtales med Villmo`s Selskapslokale på forhånd.

Lokalet kan ikke overlates eller videreutleies til andre uten avtale.

4. ANTALL PERSONER

Antall personer må ikke overstige lokalets tillatte kapasitet.

Dersom endelig antall gjester ikke er kjent ved bestilling, kan det avklares senere. Leietaker skal beskrive planen i kommentarfeltet og gi Villmo oppdatert antall i god tid før arrangementet.

Rømningsveier, nødutganger og brannutstyr skal til enhver tid holdes frie.

5. BORD OG STOLER

Lokalet har inntil 7 runde selskapsbord, 4 firkantede bord og 80 stoler.

Det kan maksimalt sitte 10 personer rundt hvert rundt bord.

Antall bord og stoler kan stå åpent ved bestilling. Leietaker skal da beskrive ønsket oppsett eller plan i kommentarfeltet. Endelig antall avtales med Villmo før arrangementet.

6. DUKER

Det skal brukes duker på de runde bordene.

Leietaker velger mellom:

• egne duker
• leie av duker fra Villmo`s Selskapslokale

Store duker til runde bord koster 150 kroner per bord.

Dukene leveres ferdig strøket og lagt på bordene.

Små duker til firkantede eller små bord koster 50 kroner per duk.

Hvis antall duker ikke er kjent ved bestilling, skal leietaker beskrive planen i kommentarfeltet. Endelig antall og pris avtales når bordoppsettet er klart.

7. LYDANLEGG OG PROJEKTOR

Integrert lydanlegg og projektor kan bestilles som tillegg.

Pris er 900 kroner.

Utstyret skal brukes forsvarlig og i samsvar med tilgjengelig veiledning.

Leietaker kan bli ansvarlig for skade som skyldes feil eller uforsvarlig bruk.

8. KJØKKEN OG UTSTYR

Lokalet har fullt integrert kjøkken med blant annet:

• steikeovn
• kombiovn
• Metos oppvaskmaskin
• kaffetraktere
• tallerkener
• glass
• bestikk
• serveringsutstyr
• diverse dekketøy
• annet kjøkkenutstyr

Utstyret skal behandles forsvarlig og brukes til sitt normale formål.

Knust, ødelagt eller bortkommet utstyr skal meldes til Villmo`s Selskapslokale.

Dersom tapet eller skaden skyldes leietaker, leietakers gjester eller andre som leietaker har gitt adgang til lokalet, kan dokumenterte kostnader til reparasjon eller gjenanskaffelse kreves erstattet.

9. LEIETAKERS ANSVAR FOR LOKALET

Leietaker har ansvar for lokalet i leieperioden og skal behandle bygningen, inventaret og utstyret forsvarlig.

Leietaker kan holdes ansvarlig for skade eller tap som leietaker selv, egne gjester, innleid personell eller andre leietaker har gitt adgang til lokalet påfører:

• bygningen
• kjøkkenet
• møbler og inventar
• bord og stoler
• servise og glass
• lydanlegg og projektor
• annet teknisk utstyr
• uteområder
• annet utstyr som tilhører lokalet

Vanlig slitasje ved normal og forsvarlig bruk regnes ikke som skade.

Dokumenterte kostnader som skyldes skade, uforsvarlig bruk eller brudd på avtalen kan faktureres leietaker.

10. SKADE OG UHELL

Skader, feil og uhell skal meldes til Villmo`s Selskapslokale så raskt som mulig.

Leietaker skal ikke forsøke å skjule skader.

Ved vannlekkasje, brann eller annen hendelse som kan utvikle seg, skal nødvendige strakstiltak gjennomføres dersom dette kan gjøres forsvarlig.

Ved fare for mennesker eller alvorlig skade skal nødetatene kontaktes først.

Villmo`s Selskapslokale kan dokumentere lokalets tilstand med bilder før og etter utleie.

11. BRANNSIKKERHET

Leietaker plikter å gjøre seg kjent med rømningsveier, nødutganger og tilgjengelig brannslukningsutstyr.

Rømningsveier og nødutganger må ikke blokkeres av bord, stoler, pynt, klær eller annet utstyr.

Brannslukningsutstyr, brannvarsling, nødlys og sikkerhetsutstyr må ikke dekkes til, kobles fra eller manipuleres.

Røyking er ikke tillatt innendørs.

Fyrverkeri, røykmaskiner, fakler eller annen bruk som kan påvirke brannvarsling eller skape brannfare er ikke tillatt uten uttrykkelig avtale med Villmo`s Selskapslokale.

12. LEVENDE LYS

Levende lys skal brukes på en forsvarlig måte.

Lys må stå stødig og med sikker avstand til gardiner, pynt, duker og annet brennbart materiale.

Levende lys må aldri forlates uten tilsyn.

Eventuelle særskilte begrensninger fra Villmo`s Selskapslokale skal følges.

13. PYNT OG DEKORASJONER

Det er ikke tillatt å skade vegger, tak, dører, gulv, møbler eller annet inventar ved montering av pynt.

Uten særskilt avtale er det ikke tillatt å:

• bore
• skru
• spikre
• stifte
• bruke lim eller tape som skader overflater

Konfetti, glitter og annet materiale som medfører uvanlig omfattende rengjøring skal ikke brukes uten avtale.

14. ALKOHOL

Leietaker er selv ansvarlig for at eventuell bruk og servering av alkohol skjer i samsvar med norsk lov.

Leie av Villmo`s Selskapslokale innebærer ikke at leietaker får skjenkebevilling eller andre offentlige tillatelser.

Dersom arrangementet krever bevilling eller annen offentlig tillatelse, er leietaker selv ansvarlig for å innhente dette.

15. RO OG ORDEN

Leietaker er ansvarlig for ro og orden under arrangementet.

Leietaker er også ansvarlig for egne gjesters opptreden i og i umiddelbar nærhet til lokalet.

Musikk og annen aktivitet skal gjennomføres med rimelig hensyn til omgivelsene og gjeldende regler.

Ytterdører og vinduer skal være lukket senest kl. 23.00. Dersom arrangementet fortsetter etter dette, skal de holdes lukket av hensyn til omgivelsene.

Villmo`s Selskapslokale kan gripe inn dersom arrangementet medfører alvorlig uro, fare, skadeverk eller vesentlig brudd på leievilkårene.

16. RYDDING

Etter arrangementet skal leietaker:

• fjerne egne eiendeler
• fjerne mat og drikke som ikke skal stå igjen
• samle og ta med alt eget avfall og søppel ved avreise. Avfall skal ikke etterlates i lokalet eller uteområdet.
• rydde servise og kjøkkenutstyr etter gjeldende rutiner
• forlate kjøkkenet i forsvarlig stand
• rydde øvrige arealer etter avtale

Dersom lokalet etterlates vesentlig mer skittent eller uryddig enn det som kan forventes etter normal bruk, kan leietaker faktureres dokumenterte kostnader til ekstra rengjøring og rydding.

17. NØKLER OG ADGANG

Nøkler, adgangskoder eller annet adgangsmiddel skal oppbevares forsvarlig og må ikke overlates til uvedkommende.

Tap av nøkkel eller adgangsmiddel skal meldes umiddelbart.

Hvis tapet gjør det nødvendig å skifte lås eller adgangssystem, kan dokumenterte kostnader kreves erstattet.

Når lokalet forlates skal leietaker følge gjeldende utsjekksrutine.

Dette kan blant annet innebære kontroll av at:

• dører er lukket og låst
• vinduer er lukket
• komfyrer og ovner er slått av
• annet elektrisk utstyr er avslått
• lys er slått av der dette kreves
• lokalet er forsvarlig forlatt

18. AVBESTILLING

Avbestilling skal skje skriftlig til Villmo`s Selskapslokale eller gjennom bookingsystemet dersom denne funksjonen er tilgjengelig.

Tidspunktet avbestillingen mottas er avgjørende.

Følgende avbestillingsregler gjelder:

Mer enn 30 dager før arrangementet: Ingen avbestillingskostnad.

Fra og med 30 dager til og med 15 dager før arrangementet: 50 % av avtalt grunnleie kan faktureres.

14 dager eller mindre før arrangementet: 100 % av avtalt grunnleie kan faktureres.

Tilleggstjenester eller varer som allerede er bestilt, klargjort eller har medført kostnader kan komme i tillegg.

Dersom Villmo`s Selskapslokale får leid ut samme dato til en annen kunde, skal dette tas hensyn til slik at leietaker ikke belastes for et økonomisk tap som faktisk er unngått.

19. MANGLENDE OPPMØTE – NO-SHOW

Dersom leietaker ikke møter opp eller ikke benytter lokalet uten å ha avbestilt i henhold til vilkårene, regnes dette som no-show.

Manglende oppmøte fritar ikke leietaker fra betalingsansvar.

Ved no-show kan leietaker faktureres:

• 100 % av avtalt grunnleie
• bestilte tillegg som er klargjort eller levert
• dokumenterte kostnader Villmo`s Selskapslokale har hatt som følge av bestillingen

E-postbekreftelsen dokumenterer at den som gjennomførte bookingen hadde tilgang til den oppgitte e-postadressen på bestillingstidspunktet. Den beviser ikke personens juridiske identitet.

20. BETALING

Pris på leie og eventuelle tillegg fremgår av bookingbekreftelsen.

Betalingsmåte og betalingsfrist opplyses i bookingbekreftelse eller faktura.

Dersom et forfalt krav ikke betales, kan kravet følges opp etter gjeldende regler.

E-postbekreftelsen som gjennomføres ved booking er ikke betaling.

21. AVLYSNING FRA VILLMO`S SELSKAPSLOKALE

Dersom lokalet på grunn av brann, alvorlig skade, offentlige pålegg eller andre ekstraordinære forhold ikke kan brukes som avtalt, skal leietaker varsles så raskt som mulig.

Eventuelle beløp som allerede er betalt for den aktuelle leien tilbakebetales dersom Villmo`s Selskapslokale ikke kan levere den avtalte leien.

Eventuelle begrensninger i erstatningsansvar gjelder bare i den grad dette er tillatt etter norsk lov.

22. ENDRING AV BESTILLING

Ønsker leietaker å endre:

• dato
• antall personer
• antall bord
• antall stoler
• duker
• lyd/projektor
• andre tillegg

må endringen godkjennes av Villmo`s Selskapslokale.

Endringer som påvirker prisen skal fremgå av en oppdatert bookingbekreftelse.

23. FEIL ELLER MANGLER VED LOKALET

Dersom leietaker oppdager en feil eller mangel som har betydning for arrangementet, skal Villmo`s Selskapslokale varsles så raskt som mulig.

Utleier skal gis rimelig anledning til å undersøke og eventuelt rette forholdet.

24. PERSONOPPLYSNINGER OG E-POSTBEKREFTELSE

Villmo`s Selskapslokale behandler personopplysninger som er nødvendige for å administrere bookingen og leieavtalen.

Dette kan blant annet være:

• navn
• telefonnummer
• e-post
• adresse
• bookingopplysninger
• bookingnummer
• opplysning om at e-postadressen er bekreftet
• tidspunkt for e-postbekreftelse
• tidspunkt for aksept av vilkårene

E-postadressen bekreftes med en personlig engangslenke for å kontrollere at kunden har tilgang til adressen, redusere falske bookinger og sende bookingbekreftelsen til ansvarlig leietaker.

E-postbekreftelsen er ikke sikker identitetskontroll, BankID eller annen elektronisk ID.

Personopplysninger skal ikke samles inn eller lagres i større omfang enn nødvendig for booking, avtaleoppfølging, regnskap, eventuelle krav og andre lovlige formål.

Nærmere informasjon skal fremgå av egen personvernerklæring.

25. LEIEKONTRAKT OG DOKUMENTASJON

Etter bekreftet booking skal systemet lagre dokumentasjon på avtalen.

Denne skal inneholde:

• bookingnummer
• leietakers navn
• kontaktopplysninger
• arrangementsdato
• tidspunkt bookingen ble foretatt
• arrangementstype
• antall personer
• bord
• stoler
• duker
• bestilte tillegg
• avtalt grunnleie
• totalpris
• vilkårsversjon
• hele teksten i vilkårene som ble akseptert
• tidspunkt vilkårene ble akseptert
• tidspunkt for bekreftelse av e-postadressen

Leietaker skal få tilgang til samme bookingbekreftelse.

26. TVISTER

Partene skal først forsøke å løse eventuelle uenigheter i minnelighet.

Avtalen reguleres av norsk rett.

Forbrukerens rettigheter etter ufravikelig norsk lov begrenses ikke av disse vilkårene.